¿Qué es el briefing para un desarrollo de software a medida?
Cuando me interné en el mundo del desarrollo con metodologías ágiles me di cuenta de que apenas había material dirigido a mí, un rol fuera del equipo IT.
Una de las primeras cosas que me pregunté fue qué debía hacer el cliente cuando necesitaba contratar el desarrollo de un software a medida.
Lo que estaba claro es que la comunicación es lo más importante para que la relación entre proveedor y cliente funcione.
Y cuando hablo de comunicación me refiero a que el cliente explique qué quiere a su proveedor de software.
En todo este tiempo siendo proveedores de desarrollo de software a medida para empresas de éxito hemos aprendido que los clientes necesitan explicar qué es lo que quieren y qué quieren conseguir, y para eso, una herramienta útil es el brífing.
¿Qué es un briefing?
Un briefing es un documento o informe en el que el cliente recoge información sobre su empresa y sobre lo que necesita.
Es muy utilizado en campañas de publicidad y marketing, y puede adaptarse a cualquier tipo de servicio que necesitemos.
Lo más importante de este documento es que contenta cuatro partes esenciales:
Quién eres: quién es tu empresa.
Cómo eres: no solo si es una empresa pequeña o grande si no qué valores tiene,
Cómo es el mercado: es impresincindible conocer el sector y la situación de tu empresa en él, la competencia, etc.
Qué necesitas: según el tipo de empresa que contactes para tu desarrollo a medida, necesitarás ser más o menos explícito en este punto.
Este último punto es el que más suele costar, aunque más adelante en este post verás que no es tan complicado.
Además, en Cabsa Digital Solutions se nos da bien aterrizar las ideas más abstractas, por lo que no necesitamos que las empresas nos detallen en profundidad qué quieren y cómo lo quieren.
Nuestros clientes solo necesitan decirnos qué necesitan y qué quieren conseguir, y trabajamos juntos para lograrlo.
¿Tienes una idea pero no sabes exactamente cómo llevarla a cabo?
¿Qué puntos debe tener un briefing?
1. Quiénes sois
Como en toda buena relación, el primer paso siempre es presentarse.
En este punto podéis explicar un poquito vuestra historia, dónde estáis.
¿Sois una fábrica textil que abrió en el S.XIX y ahora hacéis tejidos que usa la NASA, una pastelería especializada en celebraciones o una imprenta con tecnología 4D?
Queremos saberlo todo porque necesitamos conoceros tanto como os conocéis vosotros mismos.
2. Qué ofrecéis y cómo os diferenciáis de vuestra competencia
El siguiente punto debe ser a qué se dedica vuestra empresa, o a qué se ha dedicado y cuál es el salto que quiere dar.
También es muy importante definir por qué vuestros clientes os eligen a vosotros en lugar de a vuestra competencia.
Por ejemplo, en el caso de CABSA Digital Solutions, intuíamos que nuestros clientes nos escogen porque saben que nos adaptamos a ellos a la perfección y cumplimos con lo prometido en el tiempo prometido.
Para asegurarnos, se lo preguntamos a nuestros clientes, y ellos no solo nos lo confirmaron sino que nos dieron aún más razones, como que nos habíamos ganado su confianza con su trabajo.
3. Qué necesitáis y/o qué objetivos tenéis
Como podéis imaginaros, este es el punto más importante de todo el briefing y no por ello el más fácil de cumplimentar.
Lo que está claro es que habéis detectado una necesidad y queréis darle una solución.
Por ejemplo, si vuestro negocio es una pastelería, quizá queréis una aplicación para que los clientes personalicen sus tartas de cumpleaños o gestionen sus pedidos…
O simplemente os habéis dado cuenta de que vuestros clientes no pueden hacer un seguimiento de sus pedidos y prefieren contratar a otras empresas.
Según el proveedor con el que contactes necesitarás ser más detallado o no en lo que pidas. Esto es algo que podéis preguntar a las empresas con las que contactéis para que desarrollen vuestro software.
En nuestro caso, dinos cuál es la necesidad que tienes y nosotros te ayudaremos a evolucionarla hasta encontra la aplicación a medida que pueda cubrirla.
Si, por el contrario, lo tenéis todo pensado, ¡ponedlo!
No os cortéis y entrad en detalles, cuantos más mejor.
Si, además, podéis añadir qué objetivos debe cumplir la aplicación como tener contentos a los clientes, agilizar procesos internos o mejorar la facturación, mejor.
4. Público objetivo
Este punto viene ligado al anterior, ya que no es lo mismo que el público sea interno (es decir, de la empresa) o externo (clientes).
Además, si podéis definir cómo es demográficamente y qué uso hace de la tecnologías, fabuloso, para saber si el diseño de usuario se debe adaptar a alguien que nunca usa tecnologías o no.
Como ya os imaginaréis, no es lo mismo que el usuario sea una chica universitaria enganchada a un móvil que un hombre jubilado que no ha necesitado trabajar nunca con un ordenador.
Necesitamos saberlo para que vuestros usuarios sientan que los habéis tenido en cuenta, a ellos y a sus circunstancias, para diseñar vuestras aplicaciones.
5. Competencia y/o a quién quieres parecerte
Tanto si el producto es para uso interno de vuestra empresa como para vuestros clientes, es fabuloso que listéis quiénes son vuestra competencia y en qué.
Este punto sirve para analizar qué hacen los demás y por qué a sus clientes les gusta, comparándoos a vosotros con ellos y saber dónde poner el valor.
Por otra parte, si ya sabéis que necesitáis un software de planificación de recursos empresariales o un software de gestión empresarial y conocéis ejemplos que os gusten, también podéis indicarnos cuáles son.
6. Mercado o sector
Es imprescindible saber en qué sector os movéis para saber cuáles son las tendencias de ese mercado.
No solo nos sirve para ir en la dirección correcta sino también para conocer las tendencias del sector y adelantarnos a las necesidades que se puedan plantear en el futuro.
7. Tiempo
Una vez definido quién eres, qué quieres y cómo lo quieres, debes decirnos cuándo lo quieres.
Has de tener en cuenta que el tiempo influye directamente en el alcance de los desarrollos (cuánto quieres hacer) y el precio.
Si quieres hacer mucho en poco tiempo, el precio aumentará porque se necesitarán a más personas desarrollando tu solución digital.
Si, por el contrario, el tiempo no es una variable importante, es más probable hacer más por menos dinero.
En el caso de que el tiempo sea una variable importante, la manera de abaratar el presupuesto es definiendo un alcance pequeño, es decir, una parte funcional reducida del software, y hacerlo aumentar poco a poco.
Afortunadamente, para quienes trabajamos con metodologías ágiles es sencillo: desde el primer momento estamos entregando valor, por lo que cada parte es funcional y a medida que se hacen entregas, estas van aumentando en las siguientes versiones.
8. Presupuesto
El presupuesto es lo más difícil de definir, sin duda.
Sin embargo, si en el briefing hay una horquilla de precio, quien reciba el briefing puede hacerse una idea aproximada de qué tecnologías y servicios ofrecerte.
Cuando nuestros clientes no saben qué presupuesto darnos, acordamos con ellos construir uno de máximos sobre las necesidades y objetivos que tiene para perfilar conjuntamente qué se va a hacer y con qué presupuesto.
Una vez realizado el briefing, el siguiente paso es mandarlo a las empresas de desarrollo tecnológico con las que hayas contactado.
¿Y ahora?
La empresa desarrolladora de software a medida con la que hayáis contactado leerá con atención toda la información que le habréis dado y os hará preguntas sobre aquello en lo que necesite profundizar.
Después, tendréis una primera reunión para acabar de entablar las bases de vuestra relación y aseguraros de conseguir vuestros objetivos.
¿No es emocionante?