Softwares de gestión empresarial más habituales: CRM, PMS, BI y ERP
Todas las empresas contamos con una cantidad de información que puede resultar abrumadora: clientes con todos sus datos, productos, sistemas de producción, proveedores, trabajadores… ¡Un caos!
Además, cuando la tenemos diseminada por distintos lugares y con diferentes responsables, encontrar justo lo que necesitas puede ser una odisea.
Ya no digamos la tensión que nos añade si, además, tenemos que tomar una decisión rápida.
Para eso se han ido creando los softwares de gestión empresarial que nos permiten, en menor y mayor medida, reunir toda la información que acumula la empresa para su día a día, ayudarnos a mantenerla actualizada y a actualizarla.
Softwares de gestión más utilizados
CRM (Customer relationship management)
Qué es el CRM
Con un software CRM gestionamos la relación con nuestros clientes, presentes, pasados y potenciales.
En ellos, se recopilan datos de contacto de la empresa, de las personas que trabajan en ellas (nuestros contactos) así como de nuestras interacciones con ellos.
Para qué sirve el CRM
Un CRM nos sirve para almacenar, gestionar y actualizar la información de nuestros clientes de manera que los conozcamos en profundidad para tomar las mejores decisiones y ofrecerles lo que más les encaje.
Entre sus funcionalidades, destacan:
- Base de datos de clientes: tener la información unificada de los clientes, desde datos de contacto hasta datos de facturación, pasando por contratos y hojas de pedido, de manera que cualquier comercial o encargado de facturación pueda acceder a ella.
- Gestión de interacciones con el cliente: registra llamadas, reuniones, mails, envío de información…
- Presupuestos: con la información de tus productos, crea presupuestos personalizados de forma automática.
- Contabilidad: Además de crear proformas, albaranes de entrega y facturas, puedes enviárselas al cliente y almacenarlas en su ficha.
- Mailings: Algunos CRMs ofrecen la gestión de mailings: creación de plantillas, textos, envío y estadísticas.
- SRM: algunos CRMs también cuentan con características que nos permiten gestionar el SRM (Supplier Relationship Management), es decir, a gestionar correctamente la relación con nuestros proveedores, acreedores, etc.
Quién utiliza un CRM
Los CRM son necesarios para todas las empresas, y en solitario son especialmente útiles para empresas de servicios que no tengan elaborados procesos de producción.
PMS (Property Management System)
Qué es el PMS
Este tipo de software está diseñado especialmente para establecimientos hoteleros y turísticos y que recogen información relacionada de los establecimientos y de su uso.
Para qué sirve el PMS
Como decíamos antes, ayuda a la automatización de la gestión en establecimientos turísticos y hoteleros. Entre sus funcionalidades, el software hotelero destaca en:
- Gestión de reservas: una vez conectada a diferentes webs de reservas, tanto propias como de terceros, el PMS gestiona qué habitaciones quedan libres, cuáles reservadas, etc.
- Control de pagos: Unido a la gestión de reserva, también se gestiona qué, cuándo y cuánto se ha de pagar.
- Gestión de Hospitality y servicios: juntamente al servicio de pernocta, el PMS automatiza los cobros que se cargan a la cuenta como el consumo en restaurantes, minibar y otros servicios que ofrezca el complejo como masajes, televisión, internet…
- Estado de las habitaciones: Además de conocer si una habitación está reservada, ocupada o libre, también nos indica si tiene tareas pendientes de mantenimiento.
Quién utiliza un PMS
Los PMS son necesarios para cualquier empresa que gestione hospedajes, ya sea hoteles, apartamentos o incluso cruceros, aunque estos pueden tener funciones extra debido a sus características.
BI (business inteligence)
Qué és el BI
Las herramientas business inteligence o de inteligencia de negocio son softwares que nos permiten generar conocimiento a partir de información.
Para qué sirve el BI
La inteligencia de negocio nos permite tomar buenas decisiones con información propia de la empresa y también información externa.
A menudo, estos softwares están especializados por áreas o por sectores.
Por áreas, encontramos softwares de BI como Insight View, uno de los softwares creados por Cabsa Digital Solutions.
Insight View utiliza la información propia como las facturas para conocer la deuda viva con nuestros clientes así como información externa de fuentes públicas como el registro mercantil para tomar buenas decisiones en nuestras operaciones comerciales y de análisis de proveedores.
Entre sus funciones, están:
- Combinación de información: relacionar información propia como externa, tanto de fuentes públicas como privadas, para la toma de información.
- Histórico de datos: recogida del histórico de datos para el análisis, tanto de empresas, procesos, operaciones, tendencias de sector o de mercado.
- Forecast: A través del histórico de datos, se realizan forecast o pronósticos de cómo serán los escenarios futuros.
Quién utiliza un BI
Depende del tipo de software, puede ser generalista como Insight view, que se usa en departamento comerciales, financieros y de análisis de riesgo, o softwares sectoriales que dependen de la actividad.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Qué es el ERP
Los Sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP son softwares que integran en un único software todos los recursos de la compañía que van desde el contacto con los proveedores necesarios para la creación de un producto o servicio hasta su facturación, pasando por el proceso de producción, su entrega, etc.
Para qué sirve el ERP
Los ERP son los reyes de los softwares de gestión ya que son los que más procesos integran dentro de la empresa. Por eso disponen de muchas funcionalidades, entre las que destacan las siguientes:
- Producción: los ERPs de producción suelen ser para la industria y permite la planificación de la producción así como su control, el análisis de calidad y de rendimiento.
- Distribución y envíos: Permite la automatización de procesos en la distribución de los vienes y servicios.
- Inventario: Relacionado con la distribución, el control de inventario es necesario para evitar roturas de Stock así como el almacenaje ineficiente.
- Recursos humanos: desde el módulo de recursos humanos, además de la gestión que va desde la contratación hasta el despido, también consta de funcionalidades de nominas, gestión de vacaciones, etc.
- Contabilidad y facturación
¿Usáis muchos de estos softwares de gestión empresarial? ¿Necesitáis alguno de ellos?